구글드라이브, 공유하는 방법과 활용하는 방법

어디에서든지 인터넷에 접속이 가능해지면서 다양한 자료를 클라우드에 올려서 관리를 하는 시대가 되었습니다. 외장하드나 USB 등 외부의 저장 장치가 아닌 클라우드에 파일을 저장하여 많은 이익을 얻을 수 있습니다.

클라우드 서비스 중 가장 대표하고 할 수 있는 구글 드라이브에 파일을 저장하여 다른 사람에게 바로 공유를 하는 방법과 어떻게 구글 드라이브를 활용하는지에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

 

구글 드라이브 공유하는 방법

구글 드라이브에서 파일 공유하기 위해서는 먼저 구글 드라이브에 파일을 업로드 해야합니다. 구글 드라이브에 접속하여 좌측 상단에 '새로 만들기'를 클릭하면 파일과 폴더를 업로드할 수 있는데 공유하고자 하는 것이 파일이면 파일을 업로드하고 폴더일 경우 폴더 업로드를 클릭합니다.

구글 드라이브에 자료를 업로드하면 이렇게 파일 탐색기에서 업로드하고자하는 파일을 선택할 수 있으며 '열기'를 클릭하면 자료가 업로드됩니다. 필자는 구글 드라이브에 폴더와 파일을 모두 업로드하였는데 이제 공유하고자 하는 항목에 커서를 가져다 대고 마우스 우클릭을 하면 '공유'와 '공유 가능한 링크 가져오기'가 있습니다. 단순하게 링크를 통해 공유를 하고자 하면 공유 가능한 링크 가져오기를 클릭하여 링크 복사 후 링크를 공유해주면 되지만 더 다양한 설정을 하기 위해 '공유'를 클릭합니다.

공유를 클릭하면 먼저 공유를 하기 위한 창이 하나 표시되고 우측 상단에 공유 가능한 링크 가져오기를 클릭하면 링크에 대한 설정을 할 수 있습니다. 링크를 가지고 있는 사람 모두가 보기만 하거나 수정할 수 있고 특정 사용자만 액세스 할 수 있도록 설정할 수 있습니다.

그리고 아래에서 사용자를 추가하여 공유를 할 수 있는데 사용자 우측에 연필 아이콘을 클릭하여 구성, 추가, 수정이 가능하게 할 지 보기만 가능하게 할지 선택을 할 수 있으며 사용자 추가에 이름을 적어 공유하고자 하는 인원을 추가할 수 있습니다. 다만 사용자 추가를 통한 공유는 구글 연락처에 저장이 되어 있어야 하며 보시는 것처럼 이름이 먼저 나오는 경우가 있기 때문에 성이 아닌 이름부터 적어보시기 바랍니다.

이렇게 되면 받는 사람에게 폴더가 공유되었다는 이메일이 발송되며 열기를 클릭하여 해당 폴더를 보거나 수정할 수 있게 됩니다.

구글 드라이브에서 공유하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 구글 드라이브에 공유하고자 하는 파일이나 폴더 업로드

2. 공유하고자 하는 항목을 마우스 우클릭 후 '공유'클릭

3. 공유가 가능한 링크를 공유하거나 사용자 추가를 통해 상대방에게 이메일로 전송

4. 상대방이 링크에 접속하거나 이메일에 접속하면 공유 성공

 

 

구글 드라이브 활용하는 방법

구글 드라이브는 인터넷에 나의 자료를 업로드해놓는 클라우드 서비스로 인터넷에 연결되어 있다는 장점으로 구글 드라이브를 활용하여 많은 것을 할 수 있습니다. 구글 드라이브를 활용하는 방법 중 몇 가지에 대해 알려드리도록 하겠습니다.

먼저 구글 드라이브에 '새로 만들기'를 클릭하면 구글 문서와 스프레드시트, 프레젠테이션이 있습니다. 구글의 오피스는 마이크로소프트 오피스와 다르게 프로그램을 설치하는 것이 아닌 웹 기반으로 작동하기 때문에 가볍고 쉽게 공유를 할 수 있다.

구글 문서를 클릭해보면 사용할 수 있는 무료 템플릿이 매우 많은 것을 확인할 수 있습니다. 이 중에서 원하는 템플릿을 선택하여 문서를 작성할 수 있고 구글 문서를 통해 만든 문서는 웹 기반이기 때문에 프로그램 설치 없이 쉽게 이용할 수 있고 빠르게 작동한다는 장점이 있습니다.

그리고 직장인과 대학생, 학생은 정말 하루에도 수십번 오피스를 사용하는데 구글 오피스를 활용하면 별도에 저장 없이 자동으로 구글 드라이브에 저장이 되고 작성된 문서를 바로 공유할 수 있다는 장점이 있습니다.

구글 드라이브를 활용하는 두 번째 방법은 프로젝트를 진행하는 팀원과 문서를 이메일로 전송할 필요 없이 공유된 문서는 바로바로 수정된 사항이 업데이트되어 편하게 작업을 할 수 있다는 점입니다. 내가 공유한 항목을 상대방은 공유 문서함에서 확인을 할 수 있기 때문에 스타트업과 프로젝트를 진행하는 경우 많은 파일을 주고받게 되는데 이런 경우 수정된 파일을 클라우드에서 바로 확인할 수 있기 때문에 쉽게 작업을 진행할 수 있습니다.

또한 구글 드라이브는 다른 서비스와 쉽게 연동을 하여 사용할 수 있는 대표적으로 에버노트와 노션등과 연동하여 바로 파일을 불러올 수 있기 때문에 다양한 서비스를 이용하는데 쉽게 나의 자료에 접근이 가능해서 나의 업무의 편의성을 높여줍니다.

 

마치며

구글 드라이브에서 파일이나 폴더를 공유하는 방법과 구글 드라이브를 활용하는 방법에 대해 알아보았습니다. 구글 드라이브는 저렴한 가격에 사용할 수 있고 쉽게 파일을 다른 사람에게 공유할 수 있고 공유된 문서가 수정되면 바로 업데이트가 되기 때문에 사용하기에 매우 편리한 것 같습니다.

 

 

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