[Excel] 엑셀 부분합과 정렬 하는방법

컴퓨터 활용능력 2급 자격증을 준비하시는 분이나 직장에서 각 기준별로 통계를 내어야 할 때 엑셀의 "부분합" 기능을 많이 사용하시게 될 것입니다. 컴퓨터 활용능력 2급 실기시험에서도 나오지만 실생활에서도 사용할 곳이 많이 때문에 엑셀의 부분합 기능과 정렬을 하는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

부분합이란?

부분합은 입력된 데이터를 특정 필드를 기준으로 그룹화하여 각 그룹에 대한 통계를 계산하는 기능입니다. 간단하게 특정 기준으로 그룹을 만든 다음 그룹의 통계를 계산하는 기능이라고 생각하시면 됩니다. 

 

부분합을 만드는 방법

부분합을 만들기 위해서는 부분합을 구하려는 항목을 기준으로 데이터를 정렬시켜서 데이터 그룹을 만드는 일이 먼저 진행되어야 합니다. 정렬기능을 이용하여 데이터를 기준에 맞게 순서대로 나열할 수 있습니다.

 

문제

'한의원의 이용실태' 표에서 '진료과목'별 '인원', '연령대'의 평균을 계산한 후 '거주지역'별 '인원'의 최소값을 계산하는 '부분합'을 작성하시오. 부분합을 만드는 과정을 쉽게 설명하기 위해 문제를 만들어 보았습니다.

 

정렬

부분합을 만들기 전 '정렬'기능을 통해 특정 기준에 맞도록 정렬을 시켜 데이터를 나열해야 합니다.  '정렬'기능은 [데이터]→정렬 및 필터→정렬을 통해 정렬 기능을 사용할  수 있습니다.

문제에서는 진료과목별 인원,연령대의 평균을 계산하고 거주지역별 인원의 최소값을 구하라고 했기 때문에 진료과목별이 우선순위가 됩니다. 따라서 정렬 기준에 v를 클릭하여 진료과목을 선택하고 셀 값, 오름차순을 클릭합니다. 이후 기준 추가를 눌러 거주지역을 선택하고 이전에 선택한 것과 동일하게 설정합니다. 이후 확인을 누릅니다.

그러면 진료과목별로 오름차순으로 정렬이 되어 있고 이후 거주 지역별 오름차순으로 자동으로 정렬이 되게 됩니다.

 

부분합

데이터의 정렬을 마쳤으므로 이제는 부분합을 만들 차례입니다. [데이터]→개요→부분합을 클릭합니다. 다만 주의할 것은 데이터가 있는 아무 셀이나 클릭이 되어 있어야 부분합 기능을 누르면 자동으로 데이터를 찾을 수 있게 됩니다.

그럼 한개의 창이 표시됩니다. 이후 문제처럼 진료 과목별 인원과 연령대의 평균을 구하도록 설정을 하고 확인을 누릅니다. 확인을 누르게 되면 첫 번째로 설정한 부분합은 만들어지게 됩니다. 이후 다시 한번 부분합을 클릭하여 거주지역별 인원의 최소를 선택하고 새로운 값으로 대치를 체크 해제하고 확인을 클릭합니다. 

이 창의 상세적인 설명을 하면 그룹화할 항목은 어떤 것을 그룹화 할 것인지 선택을 하는 곳입니다. 사용할 함수에는 합계, 계수, 평균, 최대, 최소, 곱의 항목이 있어 어떤 함수를 사용할지 선택할 수 있습니다. 부분합 계산 항목에서는 어떤 통계를 만들 것인지 선택하는 곳이라고 생각하시면 됩니다.

ⓛ번은 이미 계산된 부분합이 있을 경우 기존에 계산된 내용을 지우고 새로운 값으로 만든다는 선택입니다. 이번 문제처럼 두개의 부분합을 진행해야 하는 경우 두 번째 부분합을 만들 때는 체크박스를 해제하고 진행해야 합니다. ②번은 부분합이 계산되는 그룹 사이에 페이지 구분선을 추가하여 인쇄할 때 그룹별로 인쇄가 되도록 하는 선택입니다. ③번은 그룹별로 계산된 부분합의 결과가 그룹 아래에 표시되는 선택사항입니다. 만약 체크박스를 해제하면 그룹에 위에 표시됩니다.

이렇게 부분합이 만들어진 모습입니다. 먼저 내과별로 평균이 나와있고 거주 별 최소값이 나와 있습니다. 실생활에서 유용하게 사용되는 기능이기 때문에 잘 숙지하고 계셨으면 좋겠습니다.

 

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